Cómo moderar un grupo de WhatsApp sin estar encima

Tienes un grupo con doscientos clientes. A las tres de la mañana alguien pega un enlace de criptomonedas. Otro añade a su primo. Un tercero pregunta el precio y le contestan cuatro personas cosas distintas. Y tú te enteras a las nueve, cuando miras el teléfono y hay ciento cuarenta mensajes sin leer.

Buscas «bot para grupos de WhatsApp». Antes de eso, lee lo siguiente, porque casi todo lo que duele se arregla con cuatro interruptores que ya tienes.

Los cuatro ajustes que ya tienes

Un grupo de WhatsApp tiene cuatro permisos que se pueden cambiar, y la mayoría de los grupos que se descontrolan los tienen los cuatro abiertos:

Quién puede publicar. Se puede dejar en «todos» o en «solo administradores». Este es el interruptor grande. Un grupo donde solo publican los administradores deja de ser un grupo y se convierte en un tablón de anuncios, y para muchos usos eso es exactamente lo que querías: avisos a clientes, cambios de horario, novedades.

Quién puede añadir gente. También «todos» o «solo administradores». Si lo dejas abierto, tu grupo crece con la familia de tus clientes.

Aprobación de nuevos miembros. Se activa o se desactiva. Con ella puesta, quien entra por el enlace de invitación se queda esperando en una cola hasta que un administrador lo acepta. Es la diferencia entre un grupo y un grupo abierto a internet.

Quién puede editar los datos del grupo. El nombre, la descripción y la foto. Poco glamuroso, pero cuando alguien renombra tu grupo de clientes a media noche entiendes para qué sirve.

Y hay un quinto ajuste que no es un permiso pero moderar es también esto: los mensajes temporales, que se pueden dejar apagados o ponerlos a 24 horas, 7 días o 90 días. Un grupo de soporte donde todo se borra a los siete días se mantiene limpio solo.

Si tu problema son los enlaces de spam y la gente añadiendo a desconocidos, esos ajustes te lo quitan hoy y sin instalar nada.

Dónde se quedan cortos

Los ajustes son binarios y no miran el contenido. Se quedan cortos en tres situaciones concretas:

Cuando quieres que la gente hable. Si cierras la publicación a administradores, has matado la conversación. Y a veces la conversación es el producto: una comunidad, un grupo de alumnos, un grupo de instaladores que se ayudan entre ellos. Ahí necesitas dejar publicar y moderar lo que se publica, que es otra cosa.

Cuando no estás. La cola de aprobación es útil, pero si nadie la mira, la gente se queda fuera dos días y se va. Los permisos no deciden nada por ti.

Cuando son cuarenta grupos. Un grupo se lleva a mano. Cuarenta, uno por zona o por promoción, no. Cambiar un ajuste en cuarenta grupos a mano es una tarde.

Qué hacer cuando no llegas

Aquí PulpoChat no entra: trabaja con la API oficial de WhatsApp, que no cubre los grupos, y es mejor que lo sepas antes de buscarlo. Lo que sí tienes está en la propia aplicación, y da más de lo que parece:

Más administradores. Un grupo puede tener varios, y cualquiera de ellos aprueba entradas, expulsa y borra mensajes. Repartir la moderación por turnos sale más barato que cualquier bot, y la cola de aprobación deja de esperar a la única persona que podía mirarla.

Borrar para todos. Un administrador puede eliminar el mensaje de cualquier participante, y se borra para todo el grupo. El enlace de criptomonedas de las tres de la mañana dura lo que tarda alguien en verlo.

Restablecer el enlace cuando se filtra. Esto pasa siempre. El enlace de tu grupo de clientes acaba en un listado de «grupos de WhatsApp gratis» y de pronto entran cuarenta desconocidos. Desde la información del grupo restableces el enlace, el viejo deja de funcionar, y a los que ya entraron los expulsas.

Una comunidad cuando son muchos. Una comunidad reúne varios grupos bajo un grupo de avisos: lo que publicas ahí llega a todos a la vez. Los permisos, eso sí, se siguen cambiando grupo por grupo.

La trampa de la moderación con IA

Muchas de las búsquedas de esto piden directamente un bot con IA que modere el grupo. Merece una advertencia, porque es fácil de vender y difícil de sostener.

Una IA que decida a quién echar se va a equivocar. No mucho, pero se va a equivocar. Y el coste de los dos errores no es el mismo: dejar pasar un mensaje de spam es una molestia, y expulsar por error a un cliente de un grupo delante de otros doscientos es una llamada de teléfono incómoda y a veces una baja.

El patrón que funciona es el aburrido: la IA marca, la persona decide. Que te avise de que un mensaje parece spam, o de que alguien ha pegado tres enlaces en un minuto, y que la expulsión la firme alguien. La automatización total tiene sentido en lo reversible, como aprobar una entrada, y no en lo que deja huella pública, como una expulsión.

Y una cosa técnica que conviene saber: para que algo lea los mensajes de un grupo tiene que estar dentro del grupo. No hay forma de moderar desde fuera. Lo que estás metiendo en la conversación de tus clientes es un número tuyo, y ese número ve todo lo que se escribe.

Grupo, canal o lista

Antes de moderar nada, vale la pena comprobar que un grupo era lo que hacía falta. Tres formatos que se confunden:

El grupo sirve cuando quieres que la gente hable entre sí y se vea. Todos ven los teléfonos de todos, que es a la vez su gracia y su problema.

El canal es de una sola dirección: tú publicas y nadie contesta. Si lo que quieres es avisar sin conversación, es más limpio que un grupo cerrado a administradores, y además nadie ve el número de nadie. Lo conté con sus límites en el artículo de canales.

La lista de difusión manda un mensaje a mucha gente, pero cada uno lo recibe como un mensaje individual y solo llega a quien te tenga guardado. No hay grupo ni hay comunidad, hay envíos.

Si estás usando un grupo cerrado a administradores para dar avisos, lo que querías era un canal.

Lo que la moderación no arregla

Un grupo bien moderado sigue generando conversaciones privadas. La persona que no se atreve a preguntar el precio delante de doscientos te escribe por privado, y ahí ya no hay ajustes: hay alguien esperando respuesta.

Ese es el trabajo que queda después de moderar, y es el que se descontrola primero. Si esos privados los está contestando una sola persona desde su teléfono, el grupo no es tu problema.

Con PulpoChat esos privados caen en el mismo sitio, con el equipo entero contestando sobre el mismo número y el historial guardado. Los siete días de prueba no piden tarjeta.